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Política de tratamiento y protección de datos personales

Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud - FUCS

 

La política de tratamiento y protección de datos personales de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud - FUCS busca establecer directrices que garanticen la privacidad de los datos que sean recolectados en desarrollo de su misión y naturaleza, el derecho de habeas data que subyace a sus titulares, así como el tratamiento que han de recibir, en el contexto de la autonomía universitaria de la FUCS, en el marco de los principios y acciones que en este documento se determinan.

 

I. Identificación

 

La Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud (en adelante la FUCS) es una Institución de Educación Superior Privada, de utilidad común, sin ánimo de lucro, vigilada por el Ministerio de Educación Nacional, con personería jurídica reconocida mediante Resolución No. 10917 de 1º de Diciembre de 1976 de dicho Ministerio y cuyos estatutos vigentes fueron ratificados a través de la Resolución No. 763 del 28 de Febrero de 2009, según certificación expedida por el Subdirector de Inspección y Vigilancia del Viceministerio de Educación Superior.

 

La FUCS tiene como misión la formación integral del estudiante, en los campos de la ciencia, la investigación y la tecnología; con fundamentos de excelencia científica, sentido ético, moral, humanístico y de proyección social; con el fin de permitir el análisis objetivo y racional de los problemas de la comunidad y contribuir a mejorar su calidad de vida. Los datos institucionales de la FUCS son los siguientes:

 

a. Razón Social: Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud

b. Nit:860.051.853-4

c. Domicilio: Bogotá D.C.

d. Dirección: Carrera 19 No. 8 A – 32

e. Teléfono: 3538100

f. Correo electrónico:pqrs@fucsalud.edu.co

 

II. Derecho de Habeas Data

 

Quien en desarrollo de cualquier actividad, sea académica, administrativa, laboral o comercial de cualquier tipo, con carácter permanente u ocasional, suministre sus datos personales o información de dicho tipo a la FUCS, y la FUCS actúe como responsable del tratamiento, podrá solicitar su actualización, rectificación, modificación o eliminación, en los términos de la Ley de Protección de Datos y de esta política.

 

Para el desarrollo de este derecho, la FUCS garantizará al titular el acceso a sus datos, previa acreditación de su identidad, o de la legitimidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo alguno, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio posible.

 

III. Definiciones

 

Para los efectos de la presente política, se aplicarán los siguientes términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así:

 

a. Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b. Aviso de privacidad:Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c. Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d. Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

e. Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

f. Dato público:Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

g. Datos sensibles:Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

h. Datos indispensables: Se entienden como indispensables como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión.

i. Datos indispensables obligatorios: Se entienden como indispensables y obligatorios aquellos datos personales de los titulares que siendo imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión, adicionalmente su reporte sea obligatorio a las entidades de control y vigilancia de la Educación Superior.

j. Datos opcionales: son aquellos datos que la FUCS requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación, docencia, extensión, ofertas laborales, servicios comerciales, etc.

k. Ley de Protección de Datos: Es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

l. Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

m. Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

n. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

o. Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

p. Transferencia:La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

q. Transmisión:Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

IV. Principios

 

La recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales por parte de la FUCS se efectuará en desarrollo de los siguientes principios:

 

a. Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales se efectuará en desarrollo de las disposiciones contenidas en la Ley de Protección de Datos vigente, y todas las demás normas que la complementen, adicionen, modifiquen y sustituyan.

b. Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales que sean recolectados o recogidos por la FUCS, atenderán a una finalidad legítima, por lo cual se informará al Titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

c. Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales se llevará a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la FUCS, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos sobre los que tenga la calidad de titular.

f. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales deberá sujetarse a los límites que se derivan de su propia naturaleza y a los establecidos en la Ley de Protección de Datos.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

g. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la FUCS, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y bases de datos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de confidencialidad: Todas las personas vinculadas a la FUCS, que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley de Protección de Datos. Para todos los efectos, los datos personales contenidos en cualquier base de datos de la FUCS se considerarán como información reservada, sujeta a confidencialidad, la cual deberá mantenerse inclusive después de finalizada su relación o vínculo con la FUCS.

 

V. Finalidades del Tratamiento

 

Previa autorización del titular, la FUCS podrá recolectar, usar, tratar, almacenar, intercambiar, manejar o suprimir los datos personales de estudiantes, trabajadores, contratistas, interesados, clientes, proveedores, y demás personas que tengan o puedan llegar a tener un vínculo con la institución para una, varias o todas de las siguientes finalidades enmarcados en el objeto social de la FUCS:

 

a. Proveer información o servicios institucionales derivados de la relación existente entre el Titular y la FUCS.

b. Informar al titular sobre programas académicos de educación superior, educación formal e informal, así como otros servicios que la FUCS brinde a la comunidad en general.

c. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el titular.

d. Informar sobre cambios en programas o servicios institucionales.

e. Evaluar la calidad de programas o servicios institucionales

f. Desarrollar actividades de mercadeo, divulgación, comerciales o promocionales.

g. Efectuar estudios internos sobre mercadeo y/o investigación académica.

h. Proveer información a instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperación internacional, en virtud de convenios de cooperación y solo para asuntos directamente relacionados con la FUCS.

i. Responder a obligaciones, deberes, mandatos y/o requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

 

VI. Autorización del Titular

 

El Tratamiento de datos personales por parte de la FUCS requerirá de la autorización previa e informada del Titular, salvo en los casos excepcionales previstos en la Ley de Protección de Datos mencionados en este aparte.

 

La autorización del Titular deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como pero no limitados a documentos físicos o electrónicos, mensajes de datos, formularios, páginas web o cualquier otro mecanismo físico o tecnológico, incluso aquellos en que el consentimiento se otorgue vía clic o doble clic, etc. y deberá informar sobre la presente política, poniéndola a su disposición.

 

En todo caso, el medio de autorización, sea cual sea, deberá incluir el texto que se establece en los formatos anexos a la presente política, a partir de la fecha de su vigencia .

 

La FUCS implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros físicos, electrónicos y/o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares para el tratamiento de sus datos personales.

 

Para los datos recopilados y almacenados con anterioridad a esta política, la FUCSsolicitará la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, informando al Titular sobre la presente política.

 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

 

a. Información requerida por la FUCS en ejercicio de sus funciones legales.

b. Información requerida a la FUCS por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.

c. Información requerida a la FUCS por orden judicial.

d. Datos de naturaleza pública.

e. Casos de urgencia médica o sanitaria.

f. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

g. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

VII. Aviso de privacidad

 

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales, en los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, de acuerdo con el “Formato de Aviso de Privacidad”.

 

A través de este documento se informa al Titular sobre la identificación de la FUCS y sus datos de contacto, la existencia de la presente política, la forma o mecanismos dispuestos para acceder a ella, sus derechos como Titular y los fines del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

VIII. Derechos del Titular de Datos Personales

 

En los eventos en que la FUCS actúe como Responsable o Encargada del Tratamiento de datos personales, el titular de dichos datos tendrá los siguientes derechos:

 

a. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a la FUCS en su condición de Responsable o Encargada del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la FUCS, salvo cuando su autorización no sea necesaria, en los eventos señalados en el numeral 8º de la presente política.

c. Previa solicitud escrita, ser informado por la FUCS, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales y constitucionales.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

IX. Deberes de la FUCS

 

La FUCS será Responsable del tratamiento de los datos personales que recopile o almacene en sus propias bases de datos, y los Encargados del tratamiento de dichos datos serán los terceros que eventualmente realicen tal actividad por cuenta de la FUCS. Como responsable del tratamiento, la FUCS deberá cumplir con los siguientes deberes:

 

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data y los señalados en la presente política.

b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La FUCS prestará sus mayores esfuerzos para que la base de datos cuente con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos, pero no se responsabilizará por eventos de fuerza mayor o caso fortuito que afecten la seguridad de los datos.

c. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

d. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

e. Garantizar que la información del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información atendiendo a todas las novedades que se generen frente a los datos recopilados.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Titular y demás necesarios.

h. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares e interesados en los términos de la ley.

i. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

j. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

k. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio respecto al tema.

l. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, y para los fines previamente autorizados, de conformidad con lo previsto en la Ley de Protección de Datos.

m. Al momento de solicitar al Titular la autorización, la FUCS deberá informarle sobre:

 

i. La identificación de la FUCS y sus datos de contacto

ii. La existencia del presente documento de políticas.

iii. El objetivo para el cual se recopilan sus datos y el tratamiento que se efectuará a los mismos.

iv. El carácter facultativo de entregar sus datos, especialmente cuando estos sean datos sensibles o sean datos de menores de edad.

v. Los derechos que le asisten como Titular y los mecanismos con que cuanta para hacerlos efectivos.

 

n. Cumplir con los deberes especiales establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, cuando por su cuenta eventualmente exista un tercero Encargado del Tratamiento de los datos personales de sus bases de datos internas así:

 

I. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

II. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

III. Comunicar al Encargado del Tratamiento cuando los datos personales suministrados hubieren sido rectificados.

IV. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley de Protección de Datos.

V. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

VI. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

X. Tratamiento de datos sensibles

 

El tratamiento de datos sensibles se podrá efectuar única y exclusivamente cuando:

 

a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, el representante legal del Titular deberá otorgar su autorización;

c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas de la FUCS y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

XI. Tratamiento de Datos de menores de edad

 

En el Tratamiento de datos por parte de la FUCS, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de menores de edad. La FUCS evitará el tratamiento de sus datos personales, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y aquellos considerados como indispensables obligatorios, dentro de los términos de la ley y de esta política.

 

XII. Registro Nacional de bases de datos

 

El RNBD es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

 

La FUCS procederá de acuerdo con la Ley de Protección de Datos y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

La FUCS se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus normas internas, la facultad de mantener y catalogar como confidencial determinada información que repose en sus bases de datos, de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.

 

XIII. Consultas

 

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar su información personal que repose en cualquier base de datos de la FUCS, presentando por escrito su consulta en el correo pqrs@fucsalud.edu.co o ingresando al enlace ubicado en el módulo PQRS de la página web de la institución.

 

Las consultas recibidas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.

 

XIV. Reclamos

 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de la FUCS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión podrá presentar un reclamo ante la institución por escrito mediante comunicación dirigida al correo pqrs@fucsalud.edu.co o ingresando al enlace ubicado en el módulo PQRS de la página web de la institución, en el cual se mencionen los hechos materia de reclamo y los documentos anexos que se consideren necesarios.

 

Los reclamos recibidos serán atendidos en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.

 

XV. Supresión de Datos y Revocatoria de Autorización

 

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

 

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley de Protección de Datos y en esta política.

b. Hubieren dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c. Se hubiere superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la FUCS.

El titular también podrá revocar su autorización de tratamiento de datos personales, en cualquier momento, ya sea parcialmente sobre uno o varios de los fines expresamente autorizados, o de forma total sobre todos los fines autorizados.

El derecho a solicitar la supresión de datos personales no es absoluto. La FUCS podrá negarse a efectuar la supresión de datos o a ejecutar la revocatoria de la autorización cuando:

a. Se consideren datos indispensables o datos indispensables obligatorios

b. La FUCS tenga el deber legal o contractual de recopilarlos y efectuar su tratamiento.

c. El titular tenga el deber u obligación legal o contractual de que sus datos permanezcan en las bases de datos de la FUCS.

d. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones legales, persecución de delitos o sanciones disciplinarias o administrativas.

e. La retención de datos del titular sea necesaria para responder a obligaciones, deberes, mandatos y/o requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales

f. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; el orden o seguridad pública, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

XVI. Vigencia

 

Esta política ha sido aprobada por el Consejo Superior en Sesión No. 383 de 11 de Marzo de 2014, y empezará a regir a partir de su publicación en la página web institucional.

 


 

De clic en el siguiente botón para ver el "POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES", aprobado con el ACUERDO N° 2936, del 11 de marzo de 2014.

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  1. Autorización de aviso de privacidad.
  2. Autorización para la recolección y tratamiento de datos personales.
  3. Autorización para la recolección y tratamiento de datos personales en formularios electrónicos.

 

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